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MailInBlack FAQs:

Allgemeine Fragen:

  • Warum ist MailInBlack effizienter als herkömmliche Antispam Systeme?
  • Wie ist die Funktionsweise von MailInBlack?
  • Grundsätzliches:

  • Müssen sich alle Absender identifizieren?
  • Wie kann ich einen Newsletter, die Bestätigung einer Online-Bestellung oder eine E-Mail von jemandem der z.B. in die Ferien gefahren ist ehe er sich identifiziert hat erhalten?
  • Ist MailInBlack mit allen Mailsystemen, Systemarchitekturen und jeder Hardware kompatibel?
  • Bietet MailInBlack einen Virenschutz?
  • Schützt MailInBlack auch vor Spam, welcher unter widerrechtlich angeeigneter Absenderadresse versendet wird?
  • Hat MailInBlack einen Einfluss auf ausgehende E-Mails?
  • Wie lange werden durch MailInBlack gestoppte E-Mails gespeichert?
  • Was findet sich im Mitgliederbereich?
  • Können Verteilerlisten genutzt werden?
  • Können mit MailInBlack auch Aliase geführt werden?
  • Verzögert MailInBlack den Empfang von E-Mails?
  • Wie kann ich MailInBlack testen?
  • Praktisches:

  • Wie gelange ich zum Mitgliederbereich?
  • Kann ich meine regelmäßigen E-Mail Kontakte vorautorisieren?
  • Wie kann ich auf eine, von MailInBlack gestoppte E-Mail unmittelbar zugreifen?
  • Kann ich meine Aufforderung zur Identifizierung individuell anpassen?
  • Wie kann ich mir die Identifizierungsaufforderung die an unbekannte Absender gesendet wird ansehen?
  • In welchen Sprachen kann die Identifizierungsaufforderung abgefasst werden?
  • Muss ich die von MailInBlack gestoppten Spam E-Mails selbst löschen?
  • Kann ein Absender, der sich identifiziert hat nachträglich gesperrt werden, so dass ich von diesem Absender zukünftig keine E-Mails mehr erhalte?
  • Wie kann ich Versender von Spam sperren?
  • Allgemeine Fragen:

    Warum ist MailInBlack effizienter als herkömmliche Antispam Systeme?

    Aus folgen Gründen:
    MailInBlack ist die erste Lösung, welche Spam zu 100% ausschalten kann. Keine Nachricht, hinter der ein realer Mensch steht wird versehentlich gestoppt. Nach der Installation ist keine weitere Arbeit durch Nutzer oder Administrator erforderlich. Da herkömmliche Antispam Systeme auf allgemeinen Regeln, nach denen der Inhalt einer E-Mail gefiltert wird basieren, weisen diese die folgenden Einschränkungen auf:

    Sie können nicht garantieren Spam zu 100% herauszufiltern, da die Versender von Spam immer wieder neue Möglichkeiten finden die Filterkriterien zu umgehen (z.B. Image Spam) Sie blockieren versehentlich legitime E-Mails deren Inhalt unsicher oder zweideutig erscheint, da diese Mails in das Raster der Filterkriterien passen (false positive).

    Infolgedessen fordert das System Sie regelmäßig auf zu überprüfen ob nicht versehentlich legitime E-Mails gestoppt wurden. Dies führt zu einem Zeitaufwand, welcher vergleichbar dem Aufwand ist, der Ihnen entsteht, wenn Sie Spam empfangen und aus diesem die legitimen Mails aussortieren.

    Sie setzen eine konstante Weiterentwicklung der Filterkriterien voraus (Erkennung von Spam, Aufstellen von Filterkriterien wie Schlüsselwörter, autorisieren oder sperren von E-Mail Adressen). All diese Arbeiten bedeuten zusätzlichen Zeitaufwand.

    MailInBlack hat es sich zur Aufgabe gemacht konsequent den notwendigen Zeitaufwand sowohl für Nutzer als auch für Administratoren zu reduzieren. Im Unterschied zu herkömmlichen Spamfiltern werden den Nutzern und Administratoren von MailInBlack keine zusätzlichen Tätigkeiten aufgebürdet, wie das Anpassen der Filterkriterien, Aussortieren von Spam, als Spam ausweisen, Kontrollieren, Löschen von Spam. Dies alles sind Synonyme für Zeitverschwendung.

    Ist MailInBlack einmal eingerichtet, so profitieren sowohl Anwender als auch Administratoren von einem Maximum an Zeitersparnis. Um die Schwächen herkömmlicher Spamfilter zu erkennen bitten Sie einfach die entsprechenden Ansprechpartner um ein schriftliches Statement bezüglich:

      - Prozentsatz an abgehaltenem Spam,
      - Prozentsatz versehentlich zurückgehaltener E-Mails (false positive),
      - Wöchentlichem Arbeitsaufwand für den Administrator.

    Wie funktioniert MailInBlack?

    Wird eine E-Mail an einen durch MailInBlack geschützten Anwender adressiert, so geht diese Mail auf dem Server von MailInBlack ein. Zuerst wird die E-Mail auf Viren überprüft. Sollte ein Virus gefunden werden, so wird dieser zerstört und die Mail gestoppt.

    In einem weiteren Schritt überprüft MailInBlack ob der Absender dazu autorisiert ist, dem geschützten Anwender eine E-Mail zu senden: Findet sich der Absender im Adressbuch der autorisierten Kontakte, so wird die E-Mail an den Mailserver des Anwenders weitergereicht.

    Wurde der Absender gesperrt, so wird die E-Mail gestoppt. Handelt es sich um einen ersten Kontakt, so wird der Absender von MailInBlack gebeten sich zu identifizieren. Wurde die Identifizierung durch den Absender korrekt durchgeführt, so wird die E-Mail an den Mailserver des Adressaten weitergeleitet. Sollte der Absender die Identifizierung nicht durchführen, wird die Mail auf einer Warteliste abgelegt.

    Diese Warteliste ist für den Anwender jederzeit auf dem MailInBlack Server zugänglich. Zusätzlich erhält jeder Anwender regelmäßig einen Report der gestoppten E-Mails. Der Anwender hat die Möglichkeit die Intervalle in welcher der genannte Report gesendet wird festzulegen oder ihn zu deaktivieren.

    Grundsätzliches:

    Müssen sich alle Absender identifizieren?

    Da Spam inzwischen zu einer echten Plage geworden ist, müssen sich alle Absender, die einen Anwender von MailInBlack zum ersten Mal anschreiben identifizieren. Haben Sie sich einmal die Mühe gemacht eine individuelle Identifizierungsaufforderung mit Ihrem Firmenlogo zu erstellen, so werden Ihre Kontakte dieser Aufforderung mit großer Selbstverständlichkeit nachkommen.

    Zusätzlich besteht die Möglichkeit der Vorautorisierung Ihrer häufigsten Geschäftskontakte. Auf diese Weise werden nur Ihre neuen Kontakte zur Identifizierung aufgefordert, wenn sie Sie zum ersten Mal anschreiben.

    Wie kann ich einen Newsletter, die Bestätigung einer Online-Bestellung oder eine E-Mail von jemandem der z.B. in die Ferien gefahren ist ehe er sich identifiziert hat erhalten?

    Ein bis dreimal täglich (individuell konfigurierbar), sendet MailInBlack an jeden seiner Anwender einen Report, in welchem die gestoppten E-Mails detailliert aufgeführt sind. Erwartet ein Anwender von MailInBlack eine bestimmte E-Mail z.B. einen Newsletter, so hat er die Möglichkeit diese E-Mail durch einfaches Anklicken abzuholen oder er kann die Mail abholen und den Absender gleichzeitig autorisieren, so dass alle zukünftigen E-Mails dieses Absenders an ihn geleitet werden.

    Für den Fall das eine gestoppte Nachricht dringend benötigt wird haben Sie die Möglichkeit über Ihren Mitgliederbereich sofort auf die gestoppten E-Mails zuzugreifen. Gestoppte E-Mails werden für 45 Tage (MailInBlack-PRO) und 30 Tage (MailInBlack-ASP9) aufbewahrt ehe sie vernichtet werden. Mit MailInBlack-Pro läst sich die Aufbewahrungsdauer durch den Administrator festlegen.

    Ist MailInBlack mit allen Mailsystemen, Systemarchitekturen und jeder Hardware kompatibel?

    Ja. MailInBlack ist eine SMTP-Anwendung und kann den gesamten Nachrichtenfluss eines Unternehmens erfassen. Das System ist mit allen Messaging Servern und mit jeder Form von Architektur und Hardware kompatibel (Laptop, PDA, Blackberry).

    Bietet MailInBlack einen Virenschutz?

    Ja. Gegen alle bekannten Viren, welche in E-Mails vorkommen (stündliches Update des Virenschutzes) MailInBlack hat eine Übereinkunft zur Zusammenarbeit mit Bitdefender, einem Unternehmen welches 120 Millionen Anwender in über 100 Ländern gegen Viren schützt, unterzeichnet.

    Das Anti-Viren Programm für die eingehenden E-Mails (wurde von Ordinateur Individuel im Mai 2007 als bester Virenschutz gelistet) wird kostenfrei bereitgestellt.

    Schützt MailInBlack auch vor Spam, welcher unter widerrechtlich angeeigneter Absenderadresse versendet wird?

    Ja. Spam welcher über widerrechtlich angeeignete E-Mail Adressen verbreitet wird ist eine Folge von Spyware. Diese Spyware wird in den E-Mails mit angeeigneter E-Mail Adresse weitergegeben um Spam möglichst weit zu verbreiten (der wirtschaftliche Gedanke, welcher hinter Spam steht, ist es eine größtmögliche Zahl von Empfängern zu erreichen um so an einige die beworbenen Produkte zu verkaufen). Der von MailInBlack genutzte Virenschutz stoppt Spyware unabhängig davon ob die Spyware enthaltende E-Mail von einem autorisierten Kontakt kommt oder nicht.

    Die Wahrscheinlichkeit, dass eine E-Mail mit widerrechtlich angeeigneter Adresse, die keine Spyware enthält einen durch MailInBlack geschützten Anwender erreicht ist marginal. Da MailInBlack auf der Identifizierung der Kontakte basiert, müssten Spamversender zuerst herausfinden wer von wem autorisiert wurde.

    Wie bereits oben erwähnt, ist es das Ziel von Spamversender ohne Kostenaufwand, eine möglichst große Anzahl an Menschen zu erreichen. Die Verbreiter von Spam können es sich nicht leisten Zeit zur Kontaktidentifizierung aufzuwenden. Folglich macht es für Versender von Spam keinen Sinn, an eine einzelne Adresse Spam zu senden.

    Hat MailInBlack einen Einfluss auf ausgehende E-Mails?

    Nein. Die Aufgabe von MailInBlack ist es, Spam in den eingehenden E-Mails zu stoppen.

    Wie lange werden durch MailInBlack gestoppte E-Mails gespeichert?

    Gestoppte E-Mails werden auf den Servern von MailInBlack bei Verwendung von MailInBlack-PRO bis zu 45 Tage (vom Administrator einstellbar), bei der Verwendung von MailInBlack-ASP für 30 Tage gespeichert. Danach werden die gespeicherten E-Mails automatisch vernichtet. Es muss also niemand Zeit aufwenden um die E-Mails zu löschen.

    Was findet sich im Mitgliederbereich?

    Jeder durch MailInBlack geschützte Anwender hat über sein Passwort Zugang zu einem geschützten Mitgliederbereich. Hier findet der Anwender, abhängig von den gewählten Grundeinstellungen eine Auflistung der autorisierten Absender und der gesperrten Absender (jene Absender, welche sich identifiziert haben, deren E-Mails der Anwender aber in Zukunft nicht mehr erhalten möchte. Der Quarantänebereich, in welchem gestoppte E-Mails gespeichert werden ist ebenfalls über den Mitgliederbereich zugänglich.

    Können Verteilerlisten genutzt werden?

    Ja. Lediglich die E-Mail Adresse der Verteilerliste muss vorautorisiert werden.

    Können mit MailInBlack auch Aliase geführt werden?

    Ja. MailInBlack akzeptiert bis zu 6 Aliase je Anwender zum Preis einer Lizenz.

    Verzögert MailInBlack den Empfang von E-Mails?

    Nein. Ist der Absender bereits identifiziert, so benötigt MailInBlack nach Erhalt der E-Mail weniger als eine halbe Minute für die Überprüfung der Mail auf Viren und Spam und die Weiterleitung.

    Wie kann ich MailInBlack testen?

    Sollten Sie MailInBlack trotz seines überzeugenden Konzeptes dennoch persönlich testen wollen, so bieten wir eine auf drei Wochen begrenzte Testphase an.

    Diese ermöglicht Ihnen alle notwendigen Konfigurationen durchzuführen und MailInBlack kostenlos für drei Wochen zu testen. Nach Ablauf der Testperiode behalten Sie MailInBlack oder Widerrufen kostenfrei. Kontaktieren Sie hierzu bitte den für Sie zuständigen Vertrieb um eine "Try and Buy" Version für Sie einzurichten.

    Praktische Fragen:

    Wie gelange ich zum Mitgliederbereich?

    Rufen Sie Ihren Browser auf und geben Sie die Adresse Ihres MailInBlack-Schutzes ein. Geben Sie nun Ihre E-Mail Adresse und Ihr Passwort ein. Sollten Sie sich seit Ihrem letzten Besuch in Ihrem Mitgliederbereich nicht abgemeldet haben, so gelangen Sie nach Eingabe der Adresse Ihres MailInBlack-Schutzes unmittelbar in Ihren Mitgliederbereich ohne, dass Sie sich nochmals anmelden müssen.

    Kann ich meine regelmäßigen E-Mail Kontakte vorautorisieren?

    Ja. Es empfiehlt sich jene Absender, von welchen Sie regelmäßig E-Mails erhalten von Anfang an zu autorisieren, da diese am ehesten überrascht sind, wenn sie mit einer Identifizierungsaufforderung konfrontiert werden. Sowohl der Administrator, als auch der Anwender kann einzelne E-Mail Adressen oder ganze Domains vorautorisieren. Die vorautorisierten Personen müssen sich nicht mehr identifizieren.

    Wie kann ich auf eine von MailInBlack gestoppte E-Mail unmittelbar zugreifen?

    Melden Sie sich bei Ihrem Mitgliederbereich an und klicken Sie auf die Schaltfläche "Stopped emails". Hier finden Sie die E-Mails der letzten 30 Tage, die von MailInBlack gestoppt wurden. Wählen Sie die betreffende E-Mail aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Retrieve email" um die E-Mail abzuholen oder "Allow sender" um den Absender zu autorisieren.

    Zu Ihrer besseren Übersicht erscheinen all jene E-Mails, welche seit Ihrem letzten Besuch in Ihrem Mitgliederbereich gestoppt wurden in fetter Schrift.

    Kann ich meine Identifizierungsaufforderung individuell anpassen?

    Ja. Es empfiehlt sich vorab die Identifizierungsaufforderung zu personalisieren und mit einem Firmenlogo zu versehen. Das Logo erscheint nicht nur auf der Identifizierungsaufforderung, welche an unbekannte Absender verschickt wird, sondern auch auf der Website, auf welcher sich neue Kontakte sich identifizieren können.

    Die persönliche Anpassung der Identifizierungsaufforderung kann einheitlich für alle E-Mail Adressen einer Domain gestaltet werden oder für jede E-Mail Adresse individuell.

    Wie kann ich mir die Identifizierungsaufforderung, welche an unbekannte Absender geschickt wird ansehen?

    Melden Sie sich bei Ihrem Mitgliederbereich an und klicken Sie auf die Schaltfläche "Parameters". Wählen Sie unter "Options" "Authentication challenge customisation" und hier den Punkt (see challenge message).

    In welchen Sprachen kann die Identifizierungsaufforderung abgefasst werden?

    Die durch MailInBlack versandte Identifizierungsaufforderung kann in zwei unterschiedlichen Sprachen versendet werden. Derzeit können Sie aus den folgenden Sprachen auswählen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch, Tschechisch und Japanisch. Melden Sie sich bei Ihrem Mitgliederbereich an und klicken Sie auf die Schaltfläche "Parameters".

    Wählen Sie unter "Options" "Authentication challenge customisation". Wählen Sie nun die gewünschten Sprachen in der gewünschten Reihenfolge Ihres Erscheinens und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche "Enter". Die Sprachen können für alle E-Mail Adressen einer Domain oder für jede E-Mail Adresse individuell gewählt werden.

    Muss ich die von MailInBlack gestoppten Spam E-Mails selbst löschen?

    Nein. Alle Spam E-Mails werden auf dem Server von MailInBlack gestoppt, ehe Sie Ihre Mailbox erreichen können. Nach Ablauf der Quarantänezeit (30 Tage) werden die gestoppten E-Mails automatisch vernichtet. Es entsteht weder für Sie als Anwender, noch als Administrator ein zusätzlicher Aufwand. Die daraus resultierende Zeitersparnis ist ein weiterer Vorteil von MailInBlack.

    Kann ein Absender, der sich identifiziert hat nachträglich gesperrt werden, so dass ich von diesem Absender zukünftig keine E-Mails mehr erhalte?

    Ja. Jeder Anwender kann für seine eigene E-Mail Adresse oder der Administrator für sämtliche E-Mail Adressen einen Absender sperren, der sich bereits identifiziert hat, so dass Sie von diesem Absender keine weiteren E-Mails mehr erhalten.

    Wie kann ich Versender von Spam sperren?

    Dazu besteht keine Notwendigkeit: Spam wird auf dem Server von MailInBlack gestoppt ehe er Sie erreichen kann und wird dort nach Ablauf von 30 bzw. 45 Tagen (je nach Version von MailInBlack) automatisch zerstört. Für Sie existiert Spam nicht mehr und somit besteht für Sie auch keinerlei Handlungsbedarf. Das Sperren der E-Mail Adressen von Spamversendern wäre reine Zeitverschwendung, da diese ihre Adressen ständig ändern.

    Eine Adresse zu sperren macht nur dann Sinn, wenn Sie von einem bereits identifizierten Absender zukünftig keine Mails mehr erhalten wollen. Jeder Anwender kann die Adressen von Absendern, von denen er keine weiteren E-Mails mehr erhalten möchte individuell sperren. Der Administrator kann für all seine Anwender Adressen sperren.